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La réunion!

Ce petit ilot perdu au milieu de l’open space, ce petit chose permettant aux pulsions individuelles et collectives, aux caractères bien trempés de s’exprimer le temps d’une heure ou deux.

Comme pour tout principe de rassemblement de personnes, il faut des codes, des règles ou commandements, des bonnes pratiques et la réunion n’y échappe pas, bien au contraire.

Une bonne réunion, c’est comme un voyage, ça se prépare. Il faut un sujet à visiter ou découvrir,  une raison, un ou des partenaires, des bagages, une date de départ, de retour, des escales…

Une réunion donc, ça se justifie ; forcément puisque l’on demande à 5-10 personnes de s’extraire de leur fauteuil et de leur tâche du moment pour user la moquette jusqu’à la salle en question.

Une personne coute en moyenne 70€ de l’heure à une entreprise, donc 10 personnes dans une salle pendant une heure, ça fait cher la blinde si on n'a rien à montrer. 

L’invitation au voyage interne se doit ainsi de spécifier un sujet, une durée, un agenda et des documents à lire avant.

On n’aime généralement pas les gens qui viennent en réunion armés d'une touillette et qui à peine posés, se mettent à poser des questions du style "pourquoi ils sont là?" … les convenances exigent alors de la part de l'animateur une réaction stoïque, « pro » et une réponse polie mais ferme : « t’avais qu’à lire le doc avant de venir, ce n’est pas respectueux pour les 14 autres personnes présentes qui, elles, ont fait cet effort ». Il va sans dire que l’on aime encore moins s’entendre répondre : « si tu avais envoyé ta doc de 30 pages plus de 30min avant la réunion, oui, j’aurais pu la lire et te dire tout le bien que je pense de ce meeting planifié à 19h30 un vendredi»

Nooon, messieurs dames, noooon, visiblement vous n’avez jamais lu les tables de  la loi du « meeting » ! Grave erreur!

Elles sont pourtant claires, précises et essentielles !

Alors pour ceux qui n’ont pas l’intuition naturelle de la conduite d’une réunion :

La règle N°1 annonce la saveur : « pas d’agenda, pas d’chocolat », bref, vous êtes en droit de poliment mais fermement décliner toute réunion dont le contenu(but, décisions attendues) n’est pas un minimum détaillé !

Règle N°2 : une réunion ne doit pas impliquer plus de gens que nécessaire et les personnes présentes doivent pouvoir apporter des lumières, des décisions sur le thème abordé. Un bon animateur de réunion se reconnait donc déjà par la qualité des participants selectionnés.

Je sais bien que dans votre vie, on vous presse à chaque instant, vous n’avez jamais le luxe de vous relaxer aux toilettes avec un bon magazine car votre enfant vient vous en déloger au bout de 5min ; alors, là, vous avez 1h rien qu’à vous, vous voulez en profiter, rester dans votre bulle de 10m², faire durer le plaisir, prolonger ce petit moment intime avec vos confidents, vos amis, vos poteaux, vos roudoudous, vos collègues quoi … mais on ne le répètera jamais assez, vous êtes dans une Entreprise, le temps c’est de l’argent et si au bout de 22min vous avez fait le tour de votre sujet, eh bien retournez à votre poste bosser un peu!

… c'était la règle N°3!

Nous assistons depuis qqs années à une épidémie de myopie, et les fameux participants à fort pouvoir de décision ont souvent plus de 45 ans, donc messieurs dames, merci de chouchouter la règle N°4 en préparant des documents avec une grosse police d’écriture ! Un « Helvetica N°5 » est subtil mais sera très mal vu et donc lu, privilégiez le « Arial N°12 », beaucoup plus standard, certes, mais tellement plus confortable!

L’être humain est principalement conservateur. Le passé le rassure, le présent le conforte et le futur lui faire peur. L’anticipation, c’est de la science fiction, ça n’existe pas, c’est abstrait, c’est moche.

La règle N°5 vous le demande pourtant haut et fort : voyez loin ! voyez à demain ! Une réunion se planifie au moins 1 jour à l’avance !

La règle N°6 concerne la préparation. Vous n’aimez pas les surprises ? vous apprenez par cœur le guide du routard du lieu de votre prochaine destination ? Vous avez lu tous les avis de voyageurs, commentaires, récits, romans,  et vous ne vous déplacez finalement que pour constater brièvement et payer cash si la destination correspond bien à l’image que vous en aviez ? La réunion est faite pour vous ! vous lirez toute la doc consciencieusement en raclant le fond de la présentation powerpoint pour en déguster et digérer tous les tenants et aboutissants.

Et pour finir, une petite pensée émue pour nos collègues étrangers qui méritent d’avoir une règle bonus pour mesurer toute la bienveillance qu’on leur demande de nous porter: « On est en France, on parle Français ! » ... ou anglais à la rigueur mais c'est bien parce que c'est vous.

 

Elle est pacha la vie?

Merci à valinette pour sa participation :)